Info en formulieren

Beste leden en ouders,
 
't Is eindelijk zo ver: de inschrijvingen kunnen van start gaan! Vooraleer in te schrijven, is het wel noodzakelijk dat jullie alle bijgevoegde informatie rond het kamp grondig doornemen.
 
In bijlage vinden jullie de volgende documenten:
  • Een geüpdatete versie van het eerste bivakboekje. De aanpassingen staan in het geel gemarkeerd.
  • Een geüpdatete versie van de medische steekkaart. Het vorige formulier (uit de mail van eind april) is dus niet meer geldig.
  • Een geüpdatete versie van het inschrijvingsformulier (toelating-verbintenis). Het vorige formulier (uit de mail van eind april) is dus niet meer geldig.
  • Een infobrief met extra duiding rond het bivak en de verschillende aanpassingen. Hier staat heel wat nieuwe info in, zeker doornemen dus!
  • Een lijst van pediaters waarin de verschillende risicogroepen worden opgesomd.
  • Een bagagelijst: ter hulp bij het maken van de valies en om een overzicht te behouden voor de leden. Niet alles op deze lijst is verplicht, maar dient eerder als voorbeeld.
  • Een geneesmiddelenfiche: als je tijdens het kamp medicatie moet nemen, schrijf je dit op deze fiche. Steek deze fiche samen met de medicijnen in een plastic zakje en geef het bij aankomst op het kampterrein af aan de leiding.
 
Enkele belangrijke puntjes (die ook beschreven staan in de bijlagen), maar die we hier zeker ook eens willen melden:
  • De kostprijs voor het bivak blijft ongewijzigd. Er vallen enkele kosten weg, maar er komen er ook een heleboel bij om aan de richtlijnen te voldoen. Toch willen we iedereen de kans geven om mee te gaan op bivak en hebben daarom besloten om de kostprijs niet op te slaan. Indien financiële moeilijkheden rond het inschrijvingsgeld zich voordoen, kan u steeds de hoofdleiding contacteren.
    • Indien het bivak uiteindelijk toch niet kan plaatsvinden (e.g. een tweede besmettingsgolf, ziekte van lid,…), is een terugbetaling van het inschrijvingsgeld niet gegarandeerd. Wij zullen dan bekijken of (een deel van) het inschrijvingsgeld terugbetaald kan worden.
    • De deadline blijft eveneens hetzelfde: inschrijven vóór zaterdag 06/06. Laattijdige inschrijvingen kunnen we echt niet toelaten, aangezien we zo snel mogelijk aan de slag moeten kunnen gaan met de verdere planning van het bivak, waarbij de indeling van de bubbels een belangrijke rol speelt.
  • Het vervoer zal dit jaar ook op een andere manier gebeuren. We vragen aan de ouders om dit jaar ook de kinderen zelf terug te komen halen op het kampterrein (meer info: zie bivakboekje). Op deze manier kunnen we de terugkeer naar huis veilig organiseren; ook de bagage wordt die dag zelf meegenomen. We beseffen dat dit niet voor iedereen een evidentie is, aangezien zowel de vertrek- als terugkeerdatum op een weekdag valt. Toch hopen we op jullie begrip in deze uitzonderlijke omstandigheden. Carpoolen is voorlopig nog niet toegelaten, aangezien je in de auto geen 1,5 meter afstand kan houden van niet-gezinsleden. Hopelijk wordt deze maatregel binnenkort versoepeld, zodat carpoolen mogelijk wordt.
    • Ook de keti's en aspi's worden dit jaar op het kampterrein afgezet door de ouders; we vertrekken dit jaar uitzonderlijk niet met de fiets op kamp.
  • Het combineren van verschillende jeugdwerkinitiatieven wordt sterk afgeraden. Het is dus niet de bedoeling dat een lid eerst op het ene kamp gaat, om dan de dag erna aan te sluiten op het andere kamp. Er wordt aan de ouders gevraagd om een week ruimte te laten tussen verschillende jeugdwerkingen. Ook het bezoeken van risicogroepen moet vermeden worden in de week na het bivak.
 
In de maand juni sturen we jullie nog wat extra info rond de bubbels en het verdere verloop van het bivak. Zo zijn jullie op voorhand reeds goed geïnformeerd en hoeven we hieraan op kamp minder tijd te besteden (en blijft er meer tijd over voor leuke activiteiten!). Onze jaarlijkse ledenbezoeken zullen dit jaar niet kunnen plaatsvinden; aarzel dus zeker niet om ons te contacteren bij verdere vragen of bezorgdheden.
 
Nog enkele nuttige financiële weetjes
  • Het bewijs van deelname aan jeugdwerkinitiatief is een standaard formulier dat je kan inbrengen bij jouw mutualiteit om een deel van het lidgeld en inschrijvingsgeld van het kamp terug te trekken (voor beide heb je twee formulieren nodig). Indien gewenst kan je deze ook bijvoegen in de envelop met de andere twee bivakformulieren, dan vullen wij de chirogegevens in en bezorgen dit met het bivak terug. (Veel mutualiteiten hebben een eigen formulier hiervoor, dit is natuurlijk ook geldig.)
  • Daarnaast is ook een deel van het inschrijvingsgeld van het kamp fiscaal aftrekbaar, indien jouw zoon/dochter jonger dan 12 jaar was tijdens het voorbije kamp. Dit fiscaal attest sturen we jullie telkens in het daaropvolgend voorjaar. Het fiscaal attest voor het voorbije kamp is nog onderweg, we hebben de gemeente hiervoor gecontacteerd en proberen dit zo snel mogelijk rond te sturen.
 
Tenslotte willen we jullie bedanken voor het begrip en vertrouwen, deze aanpassingen vergen echter van jullie ook verschillende inspanningen.
We zijn er van overtuigd dat, ondanks de omstandigheden, het toch een fantastisch bivak zal worden.
 
Hopelijk tot op kamp!
 
Groetjes,
De leiding